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用好Word2007文档比较提高标书编制效率

  • 来源:   2018年03月19日 10:26
摘要:

建筑网向广大招标工作者介绍Word2007的文档比较功能以帮助提高标书编制效率。

1前言

对于从事招标工作的同志们来说,标书编制是枯燥而又必须谨慎小心的事。招标工作的组织、评定、签订合同等都是依据标书进行。编制过程中哪怕出现一丝差错都有可能带来完全不同的结果,因此核对工作是非常重要的。

但是,在标书编制、确认过程中,可能需要经用户反复修改多次,因此每次收到用户发来的修订版都要仔细核对。现在的标书动辄几十页,工作量大,难免会出错。尤其?#34892;?#29992;户不习惯使用审阅修订模式修订标书,习惯使用色彩标注的方式标示修改处,以至于工作人员在接收到修订版后必须人工查找、核对更改处。更有甚者,用户可能因误操作使一些不显眼的地方被修改,导致招标流程出错。为提高核对效率,许多工作人员想到了借助文档比较软件。市面上有不少文档比较软件,但多为外文版本,中文支持不好,且操作不便,比对效果也差强人意。这里笔者用实例介绍最贴近广大招标工作者,最符合大众操作习惯,也是与.doc.docx格式文件兼容性最好的MicrosoftOfficeWord2007(以下简称Word2007)的“文档比较”功能。

2操作步骤

例如,有两个.doc格式的文档,FYZB-S1-2009026a.doc是标书初稿,FYZB-S1-2009026b.doc是用户在FYZB-S1-2009026a.doc基础上修改后发来的修订稿。

启动Word2007,点击功能“审阅”选项卡,点击选择“比较”功能下的“比较文档的两个版本(精确比较)”。

在弹出的对话框中“原文档”一栏选择较早的标书版本,即FYZB-S1-2009026a.doc;“修订的文档”一栏选择用户单位的修改版标书,即FYZB-S1-2009026b.doc。

一般按默认点击“确定”即可进行下一步操作。也可点击左下角的“更多”下拉?#35828;?会出现更多设置和过滤选项,设置“比较设置”一栏可根据?#23548;是?#20917;?#35828;?#19968;些条件,避免下一步出现太多比较结果影响阅览。这里保持默认全选。“修订的显示级别”选择“字符级别”,“修订的显示位置”保持默认的新文档。

点击“确定”后即可看到比较的结果。结果界面分左中右三列,最左边一?#23567;?#25688;要”显示各类型修改的摘要信息,可以直观地看出哪里被修改过;中间“比较的文档”一列以审?#21738;?#24335;直接将未修改和修改过的内容同时显示在同一文件中,这一列是可以编辑的;右边一列又分为上下两栏,分别显示原文档FYZB-S1-2009026a.doc的内容和修订的文档FYZB-S1-2009026b.doc的内容,这一列是不可编辑的。这三列的内容显示是同步的,只要点击“摘要”列里的修改处摘要,其余两列就会跳转?#36739;?#24212;的文档位置,核对时非常方便。但是,这里应注意Word2007程序对修改处的表示方式:除单纯的删除和插入操作外,每一处被修改过的地方被表示为一处删除“原文档”里相应部分的内容后插入一处“修订的文档”里相应的内容。

根据Word2007程序对修改的表示方式及“摘要”显示的内容,可以发现本例中?#23548;?#26377;四处被修改。其中三处修改过的地方被用户以黄色背景标明,说明这是用户确实需要修改的地方。而另外一个依据相关法规收取服务费的条款将1.2%改为5%,修改处没有黄色背景标明,从逻辑上推断,此处不应也不可能是用户单位想修改的地方,应属于误操作产生的,可以与用户单位联?#31561;?#35748;。

判断确认后,即可着?#20013;?#25913;。只需像普通文档一样在“比较的文档”一列按照审?#21738;?#24335;执行接受修订、拒绝修订、更改背景色等操作即可。随着文档的修改,“摘要”列的信息?#24425;?#26102;变化。直到“摘要”列没有显示修?#21738;?#23481;,说明文档修改完成(注意像背景色这类样式变化在“摘要”列是不会显示出来的,修改过程中应一并去掉)。

点击“关闭”按钮,Word2007程序弹出对话框,提示是否保存更改,点“是”选择保存路径,将核对并修订过的文档保存为FYZB-S1-2009026c.doc,这就是我们要的定稿了。

3结论

针对不同?#23548;是?#20917;,Word2007程序的文档对比功能在比对过程中还可以进行多种设置,只要设置合理,可以极大地提高工作效率。

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